Merancang "People Card " Untuk "Key Talent"

Masa review akhir tahun hampir tiba, beberapa organisasi khususnya Departement HR /HC sudah mempersiapkan penilaian kinerja dan review orang - orang yang akan dipromosi.  Kendala yang utama di setiap organisasi terutama dalam mengelola ini adalah database karyawan. Untuk organisasi - organisasi besar yang sudah menggunakan ERP tentunya akan mudah. Lain halnya dengan organisasi - organisasi yang sedang berkembang dimana tim HR masih dalam tahap pengembangan.

Ada beberapa tips yang mungkin dapat dipergunakan untuk pengelolaan database sebagai Master data  :

1. Personal Admin dalam satu group :
    - Tanggal Masuk , Tgl Lahir , ID , NPWP, Status Pajak , Alamat , info Keluarga , Emergency dll
    -  Posisi, Jabatan, Level , Info Atasan Langsung , Bawahan Langsung

2. Historical Background
    -  Pendidikan ( SD, SMP, SMA, S1, S2 dll, Periode, Jurusan dll)
    -  Pengalaman di Perusahaan sebelumnya (Posisi , Jabatan, Period , Perusahaan )
    -  Training Record ( Minimum, 5 tahun kebelakang )\
    -  Pengalaman di Perusahaan saat ini ( Histori mutasi , jabatan , period dll)
    - Info Penilaian Kinerja 2 tahun terakhir  (mis: 2009 : A , 2010 : A dst )
   
3. Info Pengelompokan Potensi / People Review
   
    - Pengelompokan Karyawan hasil people review
       - Berpotensi/ star employee
       - Promotable
       - Mediocre
    - Catatan Pengembangan ( Individual Development Plan)
        - On the Job development ( # of Project )
        - Training yang akan dan sudah di ikuti

4. Reward Data ( C & B Database)

    - Comparatio, Baik internal equity maupun eksternal equity
    -  Benefit yang didapat

5. Individual Development Plan ( Rencana pengembangan karyawan )
     - Kumpulan Hasil Penilaian Kompetensi karyawan dan rencana pengembangannya   baik itu dalam pekerjaan maupun di luar pekerjaan
     - Career Pathing yang diharapkan baik dari diri sendiri maupun dari atasan
     -  Catatan  review dari atasan, beserta rekomendasi pengembangan dengan nama "Coach " yang akan di tunjuk.


Kelima pengelompokan ini tentunya akan bermanfaat untuk menjadikan HR bukan hanya administratif expert , akan tetapi menjadi strategic partner perusahaan dalam rangka mempersiapkan karyawan menjadi lebih produktif dan kreatif dalam menunjang kinerja perusahaan untuk mencapai visi dan misinya ..salam pembelajar, Learn Action and Success ( TY)


  
   

People Review : Excercise menggunakan Ms Excel

Teguh Yoga Raksa (2008)

Setiap tahunnya tentunya setiap organisasi melakukan review terhadap karyawannya, hal ini dilakukan untuk melihat kemungkinan karyawan di promosikan atau dimutasikan ke tempat yang paling cocok. Untuk mempermudah pengelompokan biasa proses review ini berdasarkan data bulanan dari performance/KPI dan tentunya potensi dari dia.

untuk performance tentunya mudah sekali dilakukan dengan melihat hasil kinerja selama beberapa tahun, sementara untuk assesment potensi dapat dilakukan dengan proses 360 derajat umpan balik dari kolega, atasan , bawahan, customer dan dirinya sendiri.

berikut contoh studi kasus dengan menggunakan Ms Excel , kesimpulan dari parameter pengelompakan dengan mudah dapat dilakukan :

Nama	Kinerja 2007	Kinerja 2008	Kompetensi
			Intergitas	Leadership	Problem Solving
teguh 1	A	B	1	2	3
teguh 2	A	B	1	3	3
teguh 3	A	A	1	3	3
teguh 4	B	B	0	3	3
teguh 5	B	A	1	3	2
teguh 6	C	B	2	2	2
teguh 7	A	A	0	2	2
teguh 8	A	A	1	3	1
teguh 9	B	B	1	3	1
teguh 10	B	C	1	3	1

parameter pengelompokan :

5 dia dapat dipromosikan " height="17" width="71">Jika nilai AA atau AB atau BA dan Jumlah Potensinya > 5 dia dapat dipromosikan

jika bukan itu maka tidak dipromosikan

Maka kita dapat dengan mudah dengan membuat tabel referensi untuk menggunakan Vlookup :

AA1, AA2....AA9
BB1, BB2,...BB9
AB1,...AB9
BA1,..BA9 dst sampai CC9 dengan tabel seperti berikut :

AA1	Tidak Dipromosi
AB1	Tidak Dipromosi
BA1	Tidak Dipromosi
BB1	Tidak Dipromosi
BC1	Tidak Dipromosi
CB1	Tidak Dipromosi

BB4	Tidak Dipromosi
BC4	Tidak Dipromosi
CB4	Tidak Dipromosi
CC4	Tidak Dipromosi
AA5	Promosi
AB5	Promosi
BA5	Promosi

dengan semua kombinasi yang ada.

gabungkan dengan menggunakan CONCATENATE(A1,A2) dll sehingga menjadi referecence,
selanjutnya menggunakan fungsi Vlookup ( Lihat : Introduction to MS Excel for HR day to day operation)

Nama	Kinerja 2007	Kinerja 2008	Kompetensi			Reference	Kesimpulan
			Intergitas	Leadership	Problem Solving	K-Gab
teguh 1	A	B	1	2	3	AB6	Promosi
teguh 2	A	B	1	3	3	AB7	Promosi
teguh 3	A	A	1	3	3	AA7	Promosi
teguh 4	B	B	0	3	3	BB6	Promosi
teguh 5	B	A	1	3	2	BA6	Promosi
teguh 6	C	B	2	2	2	CB6	Promosi
teguh 7	A	A	0	2	2	AA4	Tidak Dipromosi
teguh 8	A	A	1	3	1	AA5	Promosi
teguh 9	B	B	1	3	1	BB5	Promosi
teguh 10	B	C	1	3	1	BC5	Promosi

selamat mencoba , Learn - Action and Success ( TY)

Salary Range Chart

Digambarkan disebuah perusahaan dengan jumlah golongan dan batas Gaji sebagai berikut :

Golongan	Batas Bawah Gaji	Batas Atas Gaji
1	100	200
2	150	350
3	325	400
4	375	450
5	425	475
6	450	500
7	475	550
8	500	600
9	525	650

untuk memodifikasi perhitungan dalam tabel menjadi :

Golongan	Batas Bawah Gaji	Batas Atas Gaji	Range Gaji	Nilai Tengah
1	100	200	100	150
2	150	350	200	250
3	325	400	75	363
4	375	450	75	413
5	425	475	50	450
6	450	500	50	475
7	475	550	75	513
8	500	600	100	550
9	525	650	125	588

selanjutnya dapat digambarkan seperti terlihat. ..selamat mencoba ..

Introduction to Ms Excel for HR day to day operation

Teguh Yoga Raksa ( 2008)

Why Ms Excel important?

• 4Tools in making analysis and presentation
• 4User friendly
• 4Most organizations used this application

General Application :

• 4Security ( Password & Protection ) à Employee data ( Level/Grade , Salary, Promotion data, etc )
• 4Goal Seek
• 4Validation
• 4Sort
• 4Text to Column
• 4Group & Un-group
• 4Freeze / Spilt
• 4Move, copy and delete Sheets in workbook
• 4Filter
• 4Format Cell

Frequently used functions :

• 4VLOOKUP / HLOOKUP -->VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
• 4RIGHT, LEFT & MID -->RIGHT/LEFT(text,num_chars), MID(text,start_num,num_chars)
• 4IF -->IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
• 4COUNT, COUNTA & COUNTBLANK --> COUNT(value1,value2,...) ; COUNTA(value1,value2,...)
• 4MAX, MIN, MEDIAN & AVERAGE -->MAX(number1,number2,...)
• 4DATE & YEAR àDATE(year,month,day) , YEAR(serial_number)
• 4EXACT -->EXACT(text1,text2)
• 4UPPER / LOWER àUPPER(text)
• 4ROUND, ROUNDUP, ROUNDOWN --> ROUND(number,num_digits) , ROUNDUP(number,num_digits) , ROUNDDOWN(number,num_digits)
• 4CONCATENATE, AND & OR -->CONCATENATE (text1,text2,...), AND(logical1,logical2, ...) , OR(logical1,logical2,...)

just do it...learn - Action and Success...(TY)